När det här är användbart
Många ansökningar till kommuner, länsstyrelser och andra myndigheter går i flera omgångar. Du skickar in handlingarna, handläggaren går igenom dem och återkommer med frågor eller en begäran om komplettering. Då skickar du ofta en reviderad version av samma dokument. Några vanliga exempel:
- Bygglov, rivningslov och marklov – till exempel en reviderad beskrivning av åtgärden eller ett uppdaterat förslag till kontrollplan.
- Tillstånd och anmälningar enligt miljöbalken – till exempel en uppdaterad teknisk beskrivning eller verksamhetsbeskrivning.
- Ansökningar om bidrag, stöd och tillstånd – där en omarbetad projektbeskrivning eller budget ska skickas in igen.
- Andra ärenden där samma handling granskas i flera omgångar.
Gemensamt är att handläggaren redan har läst den förra versionen. Det handläggaren behöver nu är att se vad som är nytt.
Därför hjälper det att visa ändringarna
Utan markeringar måste handläggaren läsa om hela dokumentet eller lägga två versioner sida vid sida. Det tar tid, och det är lätt att missa en ändring – eller att inte hitta det du faktiskt har ändrat.
- Handläggaren ser direkt att du har gjort det som efterfrågades.
- Det blir mindre risk att något missas och att samma fråga kommer tillbaka.
- Du kontrollerar själv att inget annat har ändrats av misstag, till exempel att du utgick från rätt fil.
Så gör du, steg för steg
- Hitta exakt den version du skickade in. Använd filen du faktiskt skickade, till exempel bilagan i ditt skickade mejl eller kopian du sparade när du lämnade in via e-tjänsten – inte ett senare utkast.
- Spara den nya versionen som PDF. Skriver du i Word eller liknande, exportera på samma sätt som förra gången. Då blir jämförelsen renare.
- Öppna jämförelsen och välj tidigare och ny version. Filerna öppnas bara i din webbläsare.
- Gå igenom listan med ändringar. Bortse från bilagor om de inte är relevanta, och titta på småändringarna under Fler inställningar.
- Ladda ner PDF:en. Den har en sammanfattningssida först med båda filnamnen, datum, antal ändringar och vilka sidor som berörs.
- Skicka den markerade PDF:en tillsammans med den nya versionen, på det sätt som anges i begäran om komplettering.
Myndigheter kan ha egna krav på hur och i vilket format handlingar ska lämnas in. Följ alltid det som står i begäran om komplettering eller på myndighetens webbplats. Den markerade versionen är ett hjälpmedel för handläggaren, inte en ersättning för den handling som efterfrågas. Är du osäker kan du fråga handläggaren om en markerad version är välkommen.
Skriv ett kort följebrev
Markeringarna visar vad som ändrats, men inte varför. Skriv några rader om vad du har ändrat och hänvisa till den markerade filen. Till exempel:
Hej! Här kommer kompletteringen i ärende [ärendenummer]. Jag bifogar den reviderade [handlingens namn] och en version där ändringarna mot den tidigare inlämnade handlingen är markerade. Ändringarna gäller [kort sammanfattning, till exempel avsnittet om dagvatten och fasadmaterialet på sidan 7]. Hör av dig om något är oklart.
Det här jämförs – och det här jämförs inte
PDF Differ jämför texten i dokumenten. Det fungerar bra för beskrivningar, utredningar, ansökningstexter och svar på frågor. Däremot:
- Ritningar, situationsplaner, bilder och kartor jämförs inte. Har du ändrat en ritning behöver du beskriva det i följebrevet eller på ritningen, till exempel med en revideringsanteckning.
- Skannade dokument utan textlager kan inte jämföras.
- Tabeller och flerspaltiga sidor kan ibland läsas i fel ordning. Kontrollera sådana avsnitt extra.
Personuppgifter och känsliga uppgifter
Ansökningshandlingar innehåller ofta namn, adresser, personnummer, fastighetsbeteckningar eller uppgifter om en verksamhet. PDF Differ laddar inte upp något: filerna läses och jämförs i din webbläsare, och den markerade PDF:en skapas där.
Tänk på att borttagen text står i sammanfattningen först i den markerade filen. Har du tagit bort något just för att det inte ska lämnas in, kontrollera sammanfattningen innan du skickar.