När spårade ändringar inte räcker
Arbetar båda parter i samma Word-fil med spårade ändringar syns det mesta. Men ofta skickas avtalet som PDF: för att låsa formateringen, för att det kommer från ett avtalssystem eller för att det är versionen som ska skrivas under. Då finns det inga markeringar, och mottagaren har två PDF:er utan någon förteckning över skillnaderna.
Spårade ändringar kan också vara ofullständiga. Någon kan ha stängt av spårningen, godkänt ändringar eller klistrat in ett nytt avsnitt. En jämförelse av själva texten visar vad som faktiskt skiljer, oavsett hur dokumentet har redigerats.
Två sätt att använda det
När du skickar en ny version
Jämför din nya version med den som motparten senast fick – inte med ditt eget interna utkast. Ladda ner den markerade PDF:en och skicka den tillsammans med den rena versionen. Sammanfattningssidan visar hur många ställen som har ändrats och på vilka sidor, och varje ändring är markerad i texten.
När du får en ny version
Har motparten skickat en ny PDF, jämför den med den du själv senast skickade. Då ser du allt som ändrats, också det som inte nämndes i mejlet. Det fungerar även när motparten inte har markerat något själv.
Så gör du
- Välj den version som motparten senast såg som tidigare version.
- Välj den nya versionen.
- Gå igenom listan. Titta också på småändringarna under Fler inställningar. I ett avtal kan ett kommatecken eller en siffra ändra innebörden, och verktyget grupperar mycket små ändringar för sig.
- Bortse från bilagor om de inte förhandlas just nu, eller jämför dem för sig.
- Ladda ner PDF:en och skicka den med en kort kommentar om de viktigaste ändringarna.
Att tänka på innan du skickar
- Jämför mot rätt version. Borttagen text och tidigare lydelser står i sammanfattningen först i filen. Om du jämför mot ett internt utkast kan interna anteckningar eller förhandlingspositioner synas i den markerade filen.
- Markeringarna är ett hjälpmedel för att läsa, inte en del av avtalet. Läs igenom den slutliga versionen innan någon skriver under.
- Bara text jämförs. Ändringar i bilder, logotyper eller inskannade bilagor syns inte.
- Flyttade avsnitt visas som en borttagning på ett ställe och ett tillägg på ett annat. Ändrad numrering kan också ge många små markeringar.
Avtalet stannar på din dator
Avtal innehåller priser, villkor och ibland personuppgifter. Många vill inte ladda upp dem till en okänd webbtjänst, och egna rutiner eller sekretessåtaganden kan sätta gränser för det. Med PDF Differ behöver du inte: jämförelsen görs i din webbläsare och inget skickas till någon server.
PDF Differ är inte juridisk rådgivning och bedömer inte vad ändringarna betyder. Verktyget visar var texten skiljer sig.