Där versionerna uppstår
Under en upphandling ändras dokument hela tiden, både hos den som köper och hos den som lämnar anbud:
- Förfrågningsunderlaget rättas eller kompletteras under anbudstiden, ofta tillsammans med svar på frågor.
- Kravspecifikation, prisbilaga eller avtalsvillkor kommer i en ny version.
- Ert eget anbud går igenom flera interna utkast innan det lämnas.
- Mallar återanvänds från en tidigare upphandling, med ändringar här och där.
I alla fallen finns två PDF:er som ser nästan likadana ut. Det är skillnaderna som spelar roll.
Som anbudsgivare: när underlaget ändras
När ett nytt underlag publiceras brukar det komma ett meddelande om vad som ändrats. Läs det först. Jämförelsen är ett komplement som visar själva textändringarna, så att du kan kontrollera att inget har missats.
Välj den tidigare versionen som tidigare och den nya som ny. Gå sedan särskilt igenom:
- Krav som har lagts till, tagits bort eller formulerats om – till exempel ”ska” som blivit ”bör”, eller tvärtom.
- Datum, tider, mängder, belopp och viten.
- Hänvisningar till bilagor och avsnitt som har bytt nummer.
- Småändringar. Verktyget grupperar mycket små ändringar – skiljetecken, enstaka tecken och små stavningsskillnader – för sig under Fler inställningar. En ändrad siffra kan hamna där, så titta igenom dem.
Som upphandlare: visa vad som är nytt
Publicerar du en reviderad version av ett underlag kan en markerad PDF göra det lättare för anbudsgivarna att se vad som ändrats. Det kan minska antalet frågor och risken att någon räknar på fel version.
Följ er egen rutin och de regler som gäller för upphandlingen när ni kommunicerar ändringar. Den markerade filen ersätter inte ett formellt meddelande om ändring.
Kontrollera sammanfattningen först i filen innan du publicerar: borttagen text står där. Har något tagits bort just för att det inte ska publiceras, får den markerade versionen inte heller visa det.
Internt i anbudsteamet
Den som granskar eller skriver under ett anbud har sällan tid att läsa om hela dokumentet varje gång. Jämför med den version som senast granskades, så ser granskaren vad som hänt sedan dess – till exempel ändrade priser eller omskrivna svar på kraven.
Ladda ner den markerade PDF:en och skicka den till granskaren. Sammanfattningssidan visar på vilka sidor något har ändrats, så att granskningen kan börja där.
Tips för en tydlig jämförelse
- Jämför ett dokument i taget: kravspecifikation mot kravspecifikation, inte hela paketet på en gång.
- Börja med nivån Stycke för en överblick, och byt till Ord när du vill se detaljerna.
- Prislistor och stora tabeller kan läsas i en annan ordning än du ser dem. Kontrollera siffror i tabeller manuellt.
- Begränsa jämförelsen till vissa sidor om bara ett avsnitt har ändrats.
Priser och affärsuppgifter stannar hos dig
Anbud innehåller priser, kalkyler och affärsuppgifter, och underlag kan vara arbetsmaterial som inte ska spridas. Med PDF Differ laddas inget upp – jämförelsen och den markerade filen skapas i din webbläsare.
PDF Differ säger ingenting om vad som är tillåtet att ändra i ett anbud eller underlag. Det styrs av upphandlingen och de regler som gäller för den.